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Organiser un événement d’entreprise peut être un travail complexe et difficile. Il n’est pas étonnant que de nombreuses entreprises choisissent d’externaliser leur gestion d’événements à une agence événementielle professionnelle. Mais que font réellement les sociétés de gestion d’événements ? Comment s’occupent-ils des différents aspects de votre événement ? Et comment savoir quelle agence de gestion d’événements est la bonne pour vous ?

Nous avons examiné en détail les agences de gestion d’événements pour vous aider à prendre cette décision très importante et nous assurer que votre événement est exactement ce que vous recherchez.

En quoi consiste la gestion des événements ?

La gestion d’événements est le processus de coordination et de facilitation de chaque aspect d’un événement. Des événements à grande échelle tels que les festivals et les événements sportifs aux événements d’entreprise, mariages et fêtes privées, chaque événement implique beaucoup de planification et de gestion pour se dérouler sans surprises. Des agences professionnelles de gestion d’événements sont souvent engagées pour prendre en charge ces processus car elles ont les connaissances, l’expérience et les contacts nécessaires pour prendre en charge chaque élément d’un événement, du concept initial à la facilitation de l’événement le jour J.

La planification d’événements comporte de nombreux aspects. Ceux-ci peuvent inclure :

  • Conception du thème après concertation avec le client
  • Budgétisation de l’événement
  • Mise en place d’un agenda
  • Location de salles et d’espaces dédiés
  • Organisation de la restauration, du transport et de tout équipement nécessaire
  • Envoi d’invitations et gestion des réservations
  • Impression des supports publicitaires et promotionnels
  • Être le principal point de contact pour toutes les personnes impliquées dans l’événement et assurer la liaison tous les intervenants
  • Avoir une équipe en place lors de l’événement pour s’assurer qu’il se déroule bien

Il peut également y avoir de nombreux autres éléments impliqués. Comme chaque événement est différent, chacun aura ses propres exigences individuelles. Prendre en charge toutes ces tâches différentes et variées implique une excellente gestion de projet et des compétences organisationnelles. C’est pourquoi de nombreuses personnes et entreprises choisissent d’externaliser la gestion de leurs événements à une société de gestion d’événements réputée. En France, où il existe un nombre très important d’agences d’organisation des événements, trouver une agence événementiel à Paris peut s’avérer une tâche ardue. Suivez nos conseils.

Comment choisir une agence événementielle

Toutes les agences d’organisation d’événements ne sont pas les mêmes, elles n’ont pas la même taille, ni les mêmes moyens. Une agence événementielle spécialisée dans l’organisation des événements privés comme les mariages ne peut pas s’attaquer du jour au lendemain à l’organisation d’événements professionnels. Ces derniers nécessitant, en plus des connaissances basiques dans l’organisation des événements, des compétences de médiatisation, voire de marketing dans certains cas. Vous ne souhaiterez pas décevoir vos hôtes le grand jour. Voici les 3 questions à se poser avant de choisir votre agence événementielle.

L’agence est-elle spécialisée dans la gestion d’événements d’entreprise ?

Si vous planifiez un événement d’entreprise, vous devez choisir une agence qui possède une grande expérience dans la gestion d’événements professionnels. Certaines sociétés événementielles pourraient vous proposer de prendre en charge votre événement, mais toute leur expérience antérieure pourrait être dans l’organisation de mariages et de fêtes privées. Dans ce cas, ils n’ont peut-être jamais géré un événement à l’échelle dont vous avez besoin. Il est essentiel que vous recherchiez des sociétés de gestion d’événements d’entreprise spécialisées.

L’agence a-t-elle l’expérience nécessaire ?

Une agence expérimentée sera plus susceptible d’organiser un événement exceptionnel pour vous et vos invités, il est donc important de faire vos recherches avant de choisir une entreprise événementielle. Jetez un œil à leur site Web : y a-t-il des exemples d’événements qu’ils ont déjà gérés ? Présentent-ils des témoignages d’anciens clients « réels » ? Vous pouvez également rechercher des critiques en ligne de l’entreprise pour vérifier qu’elles sont tout ce qu’elles prétendent être. S’ils ont de bonnes critiques et sont recommandés, cela en fait généralement une agence sûre à choisir.

Qui sont leurs fournisseurs et partenaires ?

Vous pouvez en dire long sur la qualité d’une agence de gestion d’événements d’entreprise en regardant les autres partenaires et sous-traitant avec lesquels elle travaille. Jetez un œil aux lieux et aux expériences qu’ils proposent et aux partenaires qu’ils embauchent pour sous-traiter quelques tâches. Si ceux-ci sont de haute qualité, c’est un bon signe car cela suggère qu’ils garantiront à votre événement le même excellent traitement.